Em mais de duas décadas trabalhando com softwares para micro, pequenas e médias empresas, uma das questões mais frequentes entre os gestores destas empresas é a necessidade de soluções para os problemas de estoque que enfrentam, mas nem sempre a resposta está na aquisição de um sistema.

É possível afirmar que a maioria dos problemas e perdas de estoque devem-se à falhas ou fragilidades no processo de operação (manuseio) dos materiais. Dentre alguns procedimentos de suma importância estão:

– Registro das movimentações: o registro correto das entradas e saídas de estoque nos sistemas da empresa devem ser constantemente acompanhados e as pessoas responsáveis devem estar comprometidas com esta atividade. Compras, vendas, devoluções, simples remessas, quebras: todo tipo de movimentação deve ser registrada e devidamente identificada no sistema!

– Cadastramento dos itens: todos itens estocados devem ter seu cadastramento realizado em sistema interno com as devidas variações e especificações de imediato à sua entrada no estoque (compra). É possível observar pequenas empresas que utilizam cadastros “genéricos” para realizar venda de itens (mercadorias) que ainda não foram cadastrados ou são muito semelhantes à outras já cadastradas, o que acaba invariavelmente causando falhas no controle de estoque e perdas financeiras.

– Adequação de conversões: muitas empresas compram itens em uma unidade de medida específica (exemplo: dúzia ou kilograma) e vendem ao seu cliente de forma fracionada (exemplo: unitário ou grama), sendo que, essa conversão correta dentro do sistema é fundamental para controle eficaz do estoque. Isso é muito comum dentro da indústria, na compra de insumos para fabricação de produtos finais. É importante ainda citar que, algumas vezes, o ato de fracionar este item comprado pode originar produtos distintos em sua tributação ou classificação fiscal. Esse processo gera trabalho administrativo e deve-se dar atenção à ele para uma gestão eficiente dos estoques.

– Gestão de compras: todo controle eficiente de estoque começa por uma inteligência no processo de compras! Desde fazer cotações para aquisição dos bens com melhor preço de custo até a definição de lotes (quantidades) de compra mínima e máximas. Na definição do processo de compras é o momento que também se evitam perdas por vencimento da validade dos produtos (elevadas quantidades de estoque) ou por indevida armazenagem da mercadoria (por falta de espaço físico adequado, por exemplo).

Outras questões relativas à melhoria de processos estão no aspecto de segurança de operação e estocagem, que abre margem para quebras, perdas e roubo. Nesse contexto alguns procedimentos são prioritários:

Inventário: uma rotina de inventário (contagem) periódico é fundamental para que as quantidades em estoque estejam sempre alinhadas com as informações do sistema. Quanto maiores as perdas, mais frequentes devem ser os inventários para que se possam identificar as origens dessas perdas.

Local: os locais onde são estocadas as mercadorias devem ter acesso restrito e equipamentos de vigilância (câmeras), sendo que, deve ser definido um processo adequado (controlado) de acesso à estes locais.

Conferência: estabelecer processos de conferência da mercadoria quando comprada (recepção do fornecedor e entrada em estoque) para evitar desvios e quando vendida (separação da mercadoria correta para entrega ao cliente) para evitar trocas. Quando possível recomenda-se definir profissionais diferentes para cada um destes processos.

Por fim, é importante ressaltar que é de extrema importância que o gestor tenha um software de gestão que suporte de forma ágil todas estas operações acima citadas, mas antes disso, os processos devem ser bem definidos e posteriormente acompanhados.