Com alguma frequência observamos empreendedores e gestores de pequenos negócios negligenciarem o planejamento financeiro por acreditarem que é impossível prever os gastos futuros.

Nesse contexto, antes de mais nada, é importante fazer um breve esclarecimento conceitual (contábil): gastos são todos os desembolsos, todos os pagamentos feitos pela empresa durante um período, sendo que, estes gastos podem ser classificados como custos, despesas, perdas ou investimentos.

Custos serão aqueles gastos relacionados diretamente à produção de bens (produtos) ou serviços (como custos da compra de matéria-prima ou do pagamento do salário de funcionários que trabalham na produção). Despesas são aqueles gastos relacionados a manutenção da operação da empresa (compra de material de escritório ou pagamento de salários de funcionários do administrativo e do comercial). Investimento é todo capital gasto para gerar um benefício ou melhoria no negócio futuramente (como a aquisição de nova tecnologia de produção). Perda faz menção à gastos anormais ou atípicos (como perdas de estoque por roubo ou obsoletismo).

É importante saber os diferentes tipos de gastos para entender o comportamento dos mesmos e apoiar o planejamento financeiro. Além disso, é importante entender que entre custos e despesas existem aqueles que são fixos e outros que são variáveis.

Sabendo que existem custos e despesas fixas, o primeiro passo é mapear e somar todos estes valores dentro de um mês (ou do período que pretende se analisar), para ter ciência do “ponto de partida” da previsão de gastos. Estes são de mais fácil previsão e o empreendedor saberá que abrindo a empresa no primeiro dia do mês, mesmo se não vender nenhum bem ou serviço, terá que arcar com este somatório de gastos.

No entanto, receosos dos custos e despesas variáveis, alguns empreendedores acreditam ser impossível prever estes valores e acabam por enfrentar muitas dificuldades para gestão financeira e – especialmente – administração do capital de giro.

Os custos e despesas variáveis costumeiramente estão relacionados ao volume de vendas, como por exemplo: matérias-primas; comissões (de vendas); embalagens; salário de alguns funcionários; horas extras; fretes; impostos sobre a venda.

Então, uma vez identificadas as despesas e os custos variáveis, como é possível prevê-las?

Para realizar uma projeção de gastos variáveis consistente é importante analisar as seguintes dimensões:

Capacidade instalada: identificar os custos/despesas variáveis já instalados e encontrar o valor de venda que originará acréscimos deste custo. Por exemplo: a empresa tem 10 funcionários ligados a produção, sendo que, com esta equipe a empresa consegue fabricar produtos equivalentes a R$ 100 mil em vendas; caso a empresa venda mais que isso, será necessário contratar mais funcionários ou pagar hora extra. Entre empresas prestadoras de serviço também é possível fazer esse cálculo, sendo que, ela pode se basear na hora de serviço disponível de cada colaborador. Nesta análise o empreendedor encontrará o custo variável mínimo a ser considerado para uma projeção futura, assim como, o tamanho da relação de acréscimo.

Variáveis diretamente relacionadas a vendas: neste aspecto é orientado que identifique-se aquelas despesas diretamente relacionadas a venda e como elas ocorrem. Por exemplo, se a empresa paga uma comissão além do salário fixo para o vendedor, é importante identificar estes percentuais de vendas que serão diretamente transferidos para projeção de despesas variáveis.

Histórico de gastos X vendas: feito os principais mapeamentos, o mais importante é visualizar os números executados no passado, verificando como as variáveis se comportaram ao longo dos meses. Validar se as relações antes mapeadas fazem sentido também é importante. Nesse momento é recomendado atentar-se para questões sazonais, reajustes temporais, estabelecer médias entre mínimas e máximas, entre outros. Ainda é relevante ressaltar que quanto maior a série histórica documentada, mais subsídios haverá para projeções futuras.

Projeção de vendas: para concluir as projeções de gastos, é inevitável que se faça projeções de vendas, pois é neste ponto se encontrará valores factíveis para prever os custos e as despesas variáveis. É sempre recomendado que se desenhe três cenários: de mínima (pessimista), de máxima (otimista) e de média (considerando a performance média de vendas em um determinado período da série histórica).

Alguns empreendedores acreditam – equivocadamente – que prever finanças é acertar pontualmente os valores de cada conta em seu fluxo de caixa. Mais do que isso, prever, planejar finanças é mapear os atributos (receitas, vendas, gastos, despesas, custos, etc) para que se possam criar planos de ação independente do quadro que a empresa se deparar.

O pior erro que o gestor pode cometer é não planejar finanças pelo simples fato de que os atributos são variáveis.

Planejamento financeiro é um exercício que todo o gestor de micro, pequenas e médias empresas devem praticar de modo recorrente, para aprimorar a cada dia a gestão de seu negócio!